「Word」修正履歴を活用して変更箇所を記録したい【T】
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「Word」を使って複数人で一つの文書を作り上げる際、誰がどこを修正したのかを正確に把握しておくことは非常に重要です。
変更履歴の機能を使えば、元の文章を残したまま追加した部分や削除した部分を視覚的に表示できるため、修正の意図が伝わりやすくなります。
この記事では、履歴の記録を開始する方法や、画面がごちゃごちゃしないように表示を整理するコツを紹介します。
この機能をマスターすれば、校正作業の効率が劇的に向上するかもしれません。
変更履歴の記録を開始・終了する
修正作業を始める前に、履歴を記録するモードをオンに設定します。
「校閲」タブをクリックします
「変更履歴の記録」をクリックし、ボタンがグレー表示になることを確認します
編集が終わったら、再度「変更履歴の記録」をクリックしてオフにします
注意点として、ボタンをオフにした後でも、それまでに記録された履歴が消えるわけではありません。
新しい修正が記録されなくなるだけという点に注意しましょう。
用途に合わせて履歴の表示方法を切り替える
画面上の見え方は、作業のしやすさに合わせて4つのパターンから選択できます。
すべての変更履歴/コメント：削除は取り消し線、追加は下線で詳細に表示されます
シンプルな変更履歴/コメント：変更箇所の横に赤い線が出るだけで、すっきりと表示されます
変更履歴/コメントなし：履歴を隠して、修正後の最終的な状態を確認できます
初版：修正を始める前の、真っさらな元の状態を表示します
アドバイスとして、文章の流れをじっくり読み返したいときは「変更履歴/コメントなし」に切り替えると、下線や取り消し線に邪魔されずに内容を確認できるので便利です。
記録された変更箇所を確認して承認する
最終的に修正を確定させるには、履歴を「承認」または「元に戻す」必要があります。
「校閲」タブの「変更」グループにある「次へ」や「前へ」ボタンで変更箇所へ移動します
修正を受け入れる場合は「承諾」、却下する場合は「元に戻す」をクリックします
文書全体の修正を一度に確定させたい場合は「承諾」の下にある矢印から「すべての変更を反映」を選択します
アイデアとして、画面左側の「変更履歴ウィンドウ」を表示させておくと、誰が何時にどんな修正をしたのかが一覧で表示されるため、大規模な修正を行った際の見落としを防げます。
