「Excel」PowerQueryを使ってデータを取り込みたい【T】

「Excel」で複数のファイルを統合したり、基幹システムから出力されたデータを加工して集計したりするとき、毎回同じような編集作業を繰り返してはいませんか？

膨大なデータを手動で整理して表にまとめ直す作業は、手順を一つ間違えるだけで計算結果が狂ってしまう原因になりますし、更新のたびに膨大な時間を浪費するミスにもなりかねません。

「データの取得と変換」を担うPowerQueryの機能を導入することで、一度設定した取り込み手順を自動化し、常に最新の情報をスマートに管理するきっかけになるかもしれません。

外部ファイルからデータを読み込む導入

「Excel」のPowerQueryは、テキストファイルや別のブック、あるいはデータベースなど、多様なソースからデータを直接引き出すための強力なエンジンです。

これにより、元データを直接触ることなく、必要な部分だけを抽出して現在のシートに読み込めるメリットが得られます。

基本的な取り込み手順は以下の通りです。

• データタブの「データの取得」をクリックし、ファイルやデータベースなど接続したいソースを選択します。

• 読み込みたいファイルを選択すると、ナビゲーターウィンドウにデータの内容がプレビュー表示されます。

• データの形状を整える必要がある場合は「データの変換」を、そのまま読み込む場合は「読み込み」を選択しましょう。

アドバイスとして、複数のCSVファイルを一つのフォルダにまとめている場合、「フォルダから」を選択すれば全ファイルを一括で結合して取り込むことも可能です。

「Excel」の外部参照機能を使いこなすことで、バラバラだった情報を一つの場所に集約するための助けになるかもしれません。

パワークエリエディターで整形と読み込みを行う操作

取り込んだデータがそのままでは使いにくい場合、パワークエリエディターという専用の画面で、列の削除や並べ替え、型の変換といった「前処理」を自由に行えます。

ここで行った操作はすべて記録され、次回以降はボタン一つで再現できる環境を構築することが可能です。

具体的な操作の流れは以下の通りです。

1. ナビゲーター画面で「データの変換」を押し、パワークエリエディターを起動してください。

2. 不要な列の削除やフィルターによる行の絞り込みなど、必要な加工を画面上のメニューで行います。

3. すべての編集が終わったら、左上の「閉じて読み込む」をクリックしてシートにデータを展開しましょう。

注意点として、元データの保存場所を変更したりファイル名を書き換えたりすると、接続エラーが発生して更新ができなくなる恐れがあります。

データのソースとなる場所は固定しておくか、変更があった際には「クエリの設定」からソースのパスを修正することが、自動化を維持するためのポイントです。

データ更新の自動化による業務効率の向上と効果

PowerQueryで一度取り込みの設定を完了させると、次回からは「すべて更新」ボタンをクリックするだけで、最新の元データを反映した状態に表が書き換わります。

手作業による加工プロセスを完全に排除することで、転記ミスのリスクをゼロに近づけ、より高度なデータ分析に集中できる環境が整います。

得られるメリットは以下の通りです。

• 面倒な関数の入力やVBAの記述をしなくても、マウス操作だけで複雑なデータクレンジングが可能になります。

• 更新作業が数秒で終わるため、月次や週次のレポート作成にかかる時間を大幅に削減できます。

• 加工の手順が可視化されているため、他の担当者が作業を引き継ぐ際も、どのようにデータが作られたかを把握しやすくなります。

アドバイスとして、クエリのプロパティから「ファイルを開くときにデータを更新する」にチェックを入れておけば、常に最新の状態で作業を開始できます。

状況に合わせて「データの自動連携」を仕組み化できるようになれば、あなたの「Excel」での情報処理がより確実で効率的なものへ進化していくかもしれません。