「Word」Word文書をPDF形式で名前を付けて書き出したい【T】
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文書をPDF形式で書き出すメリット
Word文書をPDFとして書き出すことは、ビジネスやプライベートでのやり取りにおいて、情報の正確性を守るために非常に重要です。
PDFに変換することで、使用したフォントや図形の位置が固定され、相手がスマートフォンやタブレットで開いてもレイアウトが崩れる心配がなくなります。
具体的には以下の点に注目して書き出しを行ってください。
閲覧専用のファイルとして保存し、意図しない内容の書き換えや改ざんを防ぐ。
ファイルサイズを適切に圧縮し、メール送信やウェブサイトへのアップロードをスムーズにする。
特殊なフォントを使用していても、文字化けを気にせずにそのままの見た目で共有する。
アドバイスとして、PDFは一度作成すると修正に専用のソフトが必要になるため、書き出し前に必ずWord形式のバックアップも保存しておくことが大切です。
名前を付けて保存からPDFを選択したい
「Word」の標準機能である「名前を付けて保存」メニューを利用して、ファイル形式を指定して書き出す基本的な解決策を確認していきます。
作業をスムーズに進めるため、以下の手順で操作を行ってください。
画面左上の「ファイル」タブをクリックし、メニューから「名前を付けて保存」を選択する。
保存先（PCやクラウドなど）を選択し、ファイル名の入力欄に新しい名前を入力する。
ファイル名のすぐ下にある「ファイルの種類」のプルダウンメニューを開き、リストから「PDF」を選択する。
「保存」ボタンをクリックして、指定した場所にPDFファイルが生成されたことを確認する。
注意点として、すでに同名のPDFファイルが同じ場所に存在する場合、上書きされてしまうため、必要に応じてファイル名に日付やバージョン番号を加えて区別してください。
エクスポート機能を使って詳細な設定で保存したい
単に保存するだけでなく、用途に合わせて画質や範囲を細かく指定できる「エクスポート」機能を使った高度な手法を試してみましょう。
作品の表現を広げるため、以下の手順で書き出しの設定を行ってください。
「ファイル」タブから「エクスポート」を選択し、「PDF/XPSドキュメントの作成」ボタンをクリックする。
「オプション」ボタンを押し、特定のページだけを書き出すのか、あるいは全ページを書き出すのかを選択する。
文書に設定した「アクセシビリティ用の構造タグ」を含めるかどうかなどの詳細なチェック項目を確認する。
「最適化」の項目で「標準」か「最小サイズ（オンライン公開用）」かを選び、「発行」をクリックして完了させる。
アドバイスとして、ウェブサイトに公開する資料であれば「最小サイズ」を選ぶことで、読み込み速度の速い軽量なPDFを作成できます。
PDF書き出しを最適化した際の効果
文書を適切な名前でPDF化できるようになると、情報の受け渡しにおけるトラブルが劇的に減少します。
具体的には以下の結果が得られます。
送信相手のデバイス環境に左右されず、自分が意図した通りのデザインで情報を届けることができる。
過去のバージョンと混同しないように名前を管理することで、古い資料を誤って送るミスを防げる。
印刷した際にも画面上の表示と寸分違わぬ仕上がりになり、資料のクオリティを高く保つことができる。
注意点として、PDF保存時に「パスワード」を設定する機能もオプション内に存在するため、機密性の高い文書を扱う際はあわせて活用することをおすすめします。
